Datenschutzerklärung
Fassung 2
1. Verantwortlicher
[Firmenname des Betreibers]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ und Ort]
E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Diese Angaben sind vor der Inbetriebnahme durch den Betreiber zu ergänzen.
2. Verarbeitete Daten
- Konten der Beschäftigten: Name, E-Mail-Adresse, Anmeldezeitpunkte (über den Anmeldedienst Clerk).
- Kundendaten des Betriebs: Name, Anschrift, Kontaktwege, Wünsche und Gesprächsverlauf zu einer Akte.
- Betriebsdaten: Artikel- und Bestandsbewegungen, Belege, Arbeitszeiten, Übergaben von Auftragstüten.
- Dateien an einer Akte: Werkstattfotos, CAD-/PDF-Dateien und Dateimetadaten, die Beschäftigte einer Akte hinzufügen.
- Protokolldaten: wer wann welche Buchung bestätigt hat (Nachweispflicht), IP-Adresse und Browserkennung beim Zugriff.
3. Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b — Erfüllung des Vertrags mit dem Kunden bzw. mit dem Betrieb als Nutzer der Anwendung.
- Art. 6 Abs. 1 lit. c — Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Aufzeichnungspflichten (u. a. §§ 238, 257 HGB, § 147 AO).
- Art. 6 Abs. 1 lit. f — berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit und lückenloser Nachvollziehbarkeit der Bestandsbewegungen.
4. Speicherdauer
Akten mit Vertragsgrundlage werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Für Akten aus einem bloßen Erstkontakt ohne Vertragsgrundlage gilt die im Betrieb eingestellte Frist; sie läuft ab der letzten Aktivität an der Akte, nicht ab ihrer Anlage. Nach Fristablauf wird die Akte als verfallen markiert; ihre Fotos und Dateien werden automatisch gelöscht. Die übrigen Akteninhalte werden derzeit nicht automatisch gelöscht. Das Bewegungsjournal des Goldbuchs wird nicht verändert und nicht gelöscht — Korrekturen erfolgen ausschließlich als Gegenbuchung.
5. Empfänger und Auftragsverarbeiter
| Dienst | Zweck | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Neon (PostgreSQL) | Speicherung aller Betriebsdaten: Akten, Kunden, Bestand, Zeiten, Belege. | Frankfurt am Main, Deutschland (eu-central-1) |
| Clerk | Anmeldung der Beschäftigten und Verwaltung der Betriebszugehörigkeit (wer gehört zu diesem Betrieb, mit welcher Rolle). | USA (Standardvertragsklauseln) |
| Resend | Versand der Nachrichten an Kunden — Fertigmeldung und von Hand verfasste Nachrichten — samt Zustellnachweis. | EU-Rechenzentrum, Konzernsitz USA (Standardvertragsklauseln) |
| Vercel | Betrieb der Anwendung (Hosting). Private Speicherung und geschützte Auslieferung der an Werkstattakten angehängten Fotos und Dateien. | Frankfurt am Main, Deutschland (fra1) |
- Es werden keine Kundendaten an externe Auswertungs- oder Sprachmodell-Dienste übermittelt.
- Es findet keine Übermittlung an Werbenetzwerke oder Tracking-Anbieter statt.
- Es findet derzeit keine maschinelle Belegerkennung statt: Belege werden von Hand erfasst.
- Es ist kein SMS-Anbieter angebunden; es werden keine Telefonnummern an Dritte übermittelt.
6. Ihre Rechte
- Auskunft (Art. 15) — in der Anwendung unter Einstellungen → Konto → Datenexport.
- Berichtigung (Art. 16) — über die jeweilige Stammdatenseite.
- Löschung (Art. 17) — unter Einstellungen → Konto.
- Datenübertragbarkeit (Art. 20) — JSON-Export unter Einstellungen → Konto.
- Widerspruch (Art. 21) und Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77).
7. Cookies
Es werden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung und den sicheren Betrieb gesetzt. Es findet keine Reichweitenmessung und kein Tracking statt.